プレゼン資料作成の基本 Part 1

2017年02月12日 投稿者:   カテゴリ: ブログ
プレゼン資料作成の基本 Part 1 Photo by PIXTA
プレゼン資料を作ることは、Value & Visionにとってまさに「飯のタネ」と言えます。
  • 自分たちで作る: コンサルティングの提言や研修教材の作成がこれに当ります。パワーポイントにして「月平均200枚×12か月」で年間2,400枚、同数の「没スライド」を入れると年間5千枚近くは作っているのではないでしょうか。
  • 他の人が作るのをサポートする:  研修での個別指導がこれに当たります。こちらも上と同じ数式で年間2,400枚は指導していると思います。
 
今回のフォーカスは後者、つまり研修でのプレゼン資料作成指導です。研修での個別指導の場合、現在、次の4つのパターンすべてで、プレゼン資料の作成をお手伝いしています。現時点で対象人数が比較的多いのは、②と③です。
ブログプレゼン資料
 Value & Visionでは、受講者が資料に盛り込む材料を集め終えて、資料作成に入る前に、「プレゼン資料作成のコツ」というセッションを設けて、より効率的に資料作成ができるよう事前サポートを行っています。最近では、「プレゼン資料を作成したことがない」、という受講者はむしろ少数派です。そこで、講義の冒頭「プレゼン資料作成上の悩み」を各自に出してもらい、それにひとつひとつ答える形で講義を進め、さらに、オリジナルの教材でポイントを補強する、というステップをとることが一般的です。
 
Value & Visionが講義で強調しているのは、「考えること」と「伝えること」は別、ということです。講義では、「考えること」=「何を伝えるか」、「伝えること」=「どう伝えるか」の両方についての指導をします。もちろん「何を伝えるか」は大事ですが、グローバル企業やダイバーシティ&インクルージョンを推進している企業にとっては、多様なバックグラウンドの人たちの中で「どう伝えるか」も同様に大事なポイントとなります。「どう伝えるか」を徹底的に鍛えるのが、Value & Visionの講義の特徴と言えます。
 
今回から2回に亘って「プレゼン資料作成のコツ」の講義から、次の2点について、触り部分をご紹介します。
 ①プレゼン資料作成のステップ
 ②プレゼン資料作成に役立つ『5つの対語』
 
①プレゼン資料作成のステップ
(分析結果、インタビューからの情報など資料に盛り込む材料がすべて揃っているとして)
次の4つのステップを順に踏んで作ってゆきます
 1. 結論=メインメッセージ: 言いたいことを一文で表したもの
 2. 目次=ストーリーライン: 結論に至る理由づけを体言止めで表したもの
 3. 結論・目次の文章化=全体の要約: 結論・目次を文章で表したもの
 4. スライド化=最終形: 要約を部分ごとに切り取ってスライドに落とし、ファクト(個々のスライドの理由づけ)で肉付けしたもの
 
実際には、1⇒4と単方向には進まず、1⇔4を行きつ戻りつして作ることになります。大事なことは、新たな材料が入ったり、新たなヒラメキが湧いたりして、根幹であるメインメッセージが崩れかけている時、無理やりの「こじつけ」で、これまでの構成を維持しようとしないことです。すわり心地の悪さを感じたら、全体を崩して一から構成しなおす、という勇気を持つことが、いいプレゼン資料を作るコツです。
 
グループワークの場合、講師が改善点についての助言を行うと、現状のままよしとするのか、一から作り直すのか、メンバー間の意見が対立し、しばしばグループ内で修羅場的なドラマが生まれます。そのドラマは、受講者にとっては短期的にはつらい体験ですが、時を置いて振り返ると、多くの場合、グループダイナミクスやリーダーシップを学ぶ上での格好の活きた教材であったことに気づきます。
 
今回は「プレゼン資料作成のコツ」の講義から、総論と「①プレゼン資料作成のステップ」についてお話しました。次回は「②プレゼン資料作成に役立つ『5つの対語』」について語りたいと思います。
 
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